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Si está interesado en conocer con mayor detalle alguna de las obligaciones, comuníquese al siguiente correo [email protected]
Entidades Nacionales sin Ánimo de Lucro
Son 8 obligaciones principales:
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(i) los fines y objetivos de sus actividades declaradas; y (ii) la identidad de la persona o personas que son dueñas, controlan o dirigen sus actividades, incluidos los altos funcionarios. miembros del directorio y fiduciarios. Esta información deberá hacerse pública, ya sea directamente a través de la ESAL o de las autoridades correspondientes.
Con desgloses detallados de ingresos y egresos.
Contar con controles que garanticen que todos los fondos estén plenamente contabilizados y que se gasten de manera acorde con los fines y objetivos de las actividades declaradas por la ESAL.
Tener licencia o estar registradas ante las autoridades fiscales (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales — DIAN).
Conservar, por un período de al menos cinco años, los registros de las transacciones locales e internacionales6 y la información de los puntos (a) y (b) anteriormente señalados, y garantizar que los mismos estén a disposición de las autoridades competentes con la autorización apropiada.
En el evento de percatarse de una operación sospechosa u operación intentada cualquier miembro perteneciente a la entidad sin ánimo de lucro – ESAL, voluntariamente pueden informar a la Unidad de Información y Análisis Financiero – UlAF y debe garantizar la reserva del reporte.
De conformidad con la Circular 058 de 2022 de la Secretaría Jurídica Distrital, las ESAL que se encuentren bajo la inspección, vigilancia y control de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., deben implementar alguno de los siguientes PTEE:
7.1 Programa de Transparencia y Ética Empresarial Integra (PTEE-I).
a. Ámbito de aplicación:
ESAL que cumplan con una o más de las siguientes condiciones:
– Que sus activos totales con corte al 31 de diciembre de 2022, sean iguales o superiores a 1.000 SMLMV (COP $1.000.000.000.
– Que tengan implementado un sistema de administración de riesgos.
7.2 Programa de transparencia y ética empresarial simplificado. (PTEE-S).
a. Ámbito de aplicación:
ESAL que cumplan con una o más de las siguientes condiciones:
– Que sus activos totales con corte al 31 de diciembre de 2022, sean inferiores a 1.000 SMLMV (COP $1.000.000.000) y;
– Que no tengan implementado un sistema de administración de riesgos.
7.3 Plazos para presentación de PTEE-S y PTEE-I:
Para el año 2023, los dos programas deben presentarse dentro de los plazos definidos en el numeral 5 de la Circular 016 de 2022 de la Secretaría Jurídica Distrital.
El numeral 2.3 de la Circular 002 de 2015 de la Superintendencia de Industria y Comercio prevé que las actualizaciones del Registro Nacional de Bases de Datos deben realizarse anualmente entre el 2 de enero y el 31 de marzo de cada año.
Estas actualizaciones buscan que se informe si hubo algún cambio en la base de datos durante el año anterior, por ejemplo, si el número de titulares ha cambiado, si hubo alguna modificación en la razón social del responsable, entre otros.
En todo caso, se debe resaltar que los cambios sustanciales (aquellos relacionados con las finalidades del tratamiento, el encargado, los canales de atención, la clasificación o tipos de datos personales, las medidas de seguridad y las transferencias o transmisiones internacionales) deben ser reportados dentro de los primeros 10 días hábiles de cada mes cuando los mismos se presentan.
Si para el momento de la actualización anual existen cambios sustanciales por registrar los mismos deberán también registrarse en ese momento.
Recordamos además que el registro de nuevas bases de datos ante el RNBD debe realizarse dentro de los dos (2) meses siguientes a la creación de la base de datos respectiva.
Así mismo, es necesario que se realice el reporte de reclamos que han presentado los titulares de la información en el semestre anterior; dicho reporte se deberá realizar en el RNDB y debe ser complementado semestralmente dentro de los primeros quince (15) días hábiles de febrero y agosto de cada año; en este sentido para el año 2023 el primer reporte de novedades relacionadas con los reclamos (positivos y negativos) de titulares debe realizarse a más tardar el 21 de febrero de 2023 debiendo quedar reportados los reclamos de titulares de datos recibidos en el semestre anterior (julio a diciembre de 2022). Recordamos que el segundo reporte de reclamos de este tipo se debe realizar los primeros quince (15) días hábiles de agosto, y por lo tanto este año se debe realizar a más tardar el 23 de agosto de 2023 (en esta fecha se deberán reportar los reclamos recibidos entre enero y junio de 2023).
Por último, resaltar que únicamente están obligadas a cumplir con la obligación de registro de bases de datos aquellas sociedades cuyos activos sean superiores a 100.000 UVT (para 2023 COP $4.241.200.000). En todo caso, todas las entidades que realicen tratamiento (recolección, uso, almacenamiento, etc) de datos personales deben cumplir con las demás obligaciones el régimen de protección de datos personales.
