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Entidades Nacionales sin Ánimo de Lucro

Son 2 obligaciones principales:

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El numeral 2.3 del Capítulo V de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio prevé que las actualizaciones del Registro Nacional de Bases de Datos deben realizarse anualmente entre el 2 de enero y el 31 de marzo de cada año.

Estas actualizaciones buscan que se informe si hubo algún cambio en la base de datos durante el año anterior, por ejemplo, si el número de titulares ha cambiado, si hubo alguna modificación en la razón social del responsable, entre otros.

En todo caso, se debe resaltar que los cambios sustanciales (aquellos relacionados con las finalidades del tratamiento, el encargado, los canales de atención, la clasificación o tipos de datos personales, las medidas de seguridad y las transferencias o transmisiones internacionales) deben ser reportados dentro de los primeros 10 días hábiles de cada mes cuando los mismos se presentan.

Si para el momento de la actualización anual existen cambios sustanciales por registrar los mismos deberán también registrarse en ese momento.

Recordamos además que el registro de nuevas bases de datos ante el Registro Nacional de Bases de Datos debe realizarse dentro de los dos (2) meses siguientes a la creación de la base de datos respectiva.

Así mismo, es necesario que se realice el reporte de reclamos que han presentado los titulares de la información en el semestre anterior; dicho reporte se deberá realizar en el RNDB y debe ser complementado semestralmente dentro de los primeros quince (15) días hábiles de febrero y agosto de cada año; en este sentido para el año 2024 el primer reporte de novedades relacionadas con los reclamos (positivos y negativos) de titulares debe realizarse a más tardar el 21 de febrero de 2024 debiendo quedar reportados los reclamos de titulares de datos recibidos en el semestre anterior (julio a diciembre de 2023). Recordamos que el segundo reporte de reclamos de este tipo se debe realizar los primeros quince (15) días hábiles de agosto, y por lo tanto este año se debe realizar a más tardar el 23 de agosto de 2024 (en esta fecha se deberán reportar los reclamos recibidos entre enero y junio de 2024).

Por último, resaltar que únicamente están obligadas a cumplir con la obligación de registro de bases de datos aquellas sociedades cuyos activos sean superiores a 100.000 UVT (para 2024 COP $4.706.500.000). En todo caso, todas las entidades que realicen tratamiento (recolección, uso, almacenamiento, etc.) de datos personales deben cumplir con las demás obligaciones el régimen de protección de datos personales.

De conformidad con la Circular 058 de 2022 de la Secretaría Jurídica Distrital, las ESAL que se encuentren bajo la inspección, vigilancia y control de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., deben implementar alguno de los siguientes PTEE:

2.1 Programa de Transparencia y Ética Empresarial Integral (PTEE-I).

a. Ámbito de aplicación:

Las ESAL que cumplan con una o más de las siguientes condiciones:

  • Que sus activos totales con corte al 31 de diciembre de 2023, sean iguales o superiores a 1.000 SMLMV (COP $1.160.000.000).
  • Que tengan implementado un sistema de administración de riesgos.

2.2 Programa de transparencia y ética empresarial simplificado. (PTEE-S).

a. Ámbito de aplicación:

Las ESAL que cumplan con una o más de las siguientes condiciones:

  • Que sus activos totales con corte al 31 de diciembre de 2023, sean inferiores a 1.000 SMLMV (COP $1.160.000.000) y;
  • Que no tengan implementado un sistema de administración de riesgos.

2.3 Plazos para la presentación de PTEE-S y PTEE-I:

El representante legal de la ESAL debe suscribir el PTEE y remitirlo acompañado de copia del acta de aprobación de la Junta Directiva.

La presentación del PTEE para las ESAL activas antes del 2024, se realizará en la vigencia 2024, junto con la documentación de fin de ejercicio 2023, dentro de los siguientes plazos, de acuerdo con los dos últimos dígitos del NIT, sin incluir el número de verificación:

 

Últimos dos dígitos del NIT sin número de verificación

Plazo máximo para el envío de la información

01-20

 semana de mayo

21-40

° semana de mayo

41-60

° semana de mayo

61-80

° semana de mayo

81-00

Última semana de mayo (o primera de junio)

Para las ESAL que se constituyan a partir del 01 de enero de 2024, la presentación del PTEE se realizará en la siguiente vigencia dentro de los plazos definidos anteriormente, junto con la documentación de fin de ejercicio.

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