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Sucursales de Sociedades Extranjeras

Son 7 obligaciones principales:

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El numeral 2.3 del Capítulo V de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio prevé que las actualizaciones del Registro Nacional de Bases de Datos deben realizarse anualmente entre el 2 de enero y el 31 de marzo de cada año.

Estas actualizaciones buscan que se informe si hubo algún cambio en la base de datos durante el año anterior, por ejemplo, si el número de titulares ha cambiado, si hubo alguna modificación en la razón social del responsable, entre otros.

En todo caso, se debe resaltar que los cambios sustanciales (aquellos relacionados con las finalidades del tratamiento, el encargado, los canales de atención, la clasificación o tipos de datos personales, las medidas de seguridad y las transferencias o transmisiones internacionales) deben ser reportados dentro de los primeros 10 días hábiles de cada mes cuando los mismos se presentan.

Si para el momento de la actualización anual existen cambios sustanciales por registrar los mismos deberán también registrarse en ese momento.

Recordamos además que el registro de nuevas bases de datos ante el Registro Nacional de Bases de Datos debe realizarse dentro de los dos (2) meses siguientes a la creación de la base de datos respectiva.

Así mismo, es necesario que se realice el reporte de reclamos que han presentado los titulares de la información en el semestre anterior; dicho reporte se deberá realizar en el Registro Nacional de Bases de Datos y debe ser complementado semestralmente dentro de los primeros quince (15) días hábiles de febrero y agosto de cada año; en este sentido para el año 2024 el primer reporte de novedades relacionadas con los reclamos (positivos y negativos) de titulares debe realizarse a más tardar el 21 de febrero de 2024 debiendo quedar reportados los reclamos de titulares de datos recibidos en el semestre anterior (julio a diciembre de 2023). Recordamos que el segundo reporte de reclamos de este tipo se debe realizar los primeros quince (15) días hábiles de agosto, y por lo tanto este año se debe realizar a más tardar el 23 de agosto de 2024 (en esta fecha se deberán reportar los reclamos recibidos entre enero y junio de 2024).

Por último, resaltar que únicamente están obligadas a cumplir con la obligación de registro de bases de datos aquellas sociedades cuyos activos sean superiores a 100.000 UVT (para 2024 COP $4.706.500.000). En todo caso, todas las entidades que realicen tratamiento (recolección, uso, almacenamiento, etc.) de datos personales deben cumplir con las demás obligaciones el régimen de protección de datos personales.

2.1 Las Sociedades vigiladas por la Superintendencia de Sociedades que (i) a 31 de diciembre de 2023 hayan realizado cualquier clase de negocios o transacciones directamente o a través de un tercero, por medio de Sociedades subordinadas o de una sucursal, con personas naturales o jurídicas extranjeras, iguales o superiores a 100 SMLMV (COP $116.000.000); y (ii) a 31 de diciembre de 2023 hayan tenido ingresos totales o tengan activos totales iguales o superiores a 30.000 SMLMV (COP $34.800.000.000), deberán implementar un PTEE para identificar y evaluar riesgos de Soborno Transnacional.

2.2 Las Empresas supervisadas por la Superintendencia de Sociedades que (i) a 31 de diciembre de 2023, directa o indirectamente (a través de consorcios, uniones temporales o cualquier otra figura permitida por la ley), hayan celebrado contratos con entidades estatales con una cuantía igual o superior a 500 SMLMV (COP $580.000.000); y (ii) a 31 de diciembre de 2023 hubieren obtenido ingresos totales o tengan activos totales iguales o superiores a 30.000 SMLMV (COP $34.800.000.000), deberán implementar un PTEE para identificar y evaluar riesgos de Corrupción.

2.3 Las Empresas supervisadas por la Superintendencia de Sociedades que (i) a 31 de diciembre de 2023, directa o indirectamente (a través de consorcios, uniones temporales o cualquier otra figura permitida por la ley), hayan celebrado contratos con Entidades Estatales iguales o superiores a 500 SMLMV (COP $580.000.000); y (ii) que pertenezcan a cualquiera de los sectores que se señalan a continuación, estarán obligadas a identificar y evaluar los Riesgos de Corrupción:

2.3.1 Sector Farmacéutico

Que su actividad económica inscrita en el registro mercantil sea la identificada con alguno de los siguientes códigos CIIU: 2011, 2100, 3250 y 4645, y

Que a 31 de diciembre de 2023 haya obtenido ingresos totales iguales o superiores a 3.000 SMLMV (COP $3.480.000.000), o Activos totales iguales o superiores a 5.000 SMLMV (COP $5.800.000.000).

2.3.2 Sector de Infraestructura y Construcción

 Que su actividad económica inscrita en el registro mercantil sea la identificada con alguno de los siguientes códigos CIIU: 4111,4112,4210,4220 o 4290; y

Que a 31 de diciembre de 2023 haya obtenido ingresos totales iguales o superiores a 3.000 SMLMV (COP $3.480.000.000), o Activos totales iguales o superiores a 5.000 SMLMV (COP $5.800.000.000).

2.3.2 Sector manufacturero

Que su actividad económica inscrita en el registro mercantil sea la identificada con alguno de los siguientes códigos CIIU: 1020, 1030, 1040, 1051, 1063, 1071, 1072, 1081, 1082, 1083, 1084, 1089, 1090, 1391, 1399, 1410, 1420, 1430, 1512, 1521, 1522, 1701, 1640, 2013, 2014, 2030, 2219, 2410 y 2651, 2826; y

Que a 31 de diciembre de 2023 haya obtenido ingresos totales iguales o superiores a 3.000 SMLMV (COP $3.480.000.000), o Activos totales iguales o superiores a 5.000 SMLMV (COP $5.800.000.000).

2.3.4 Sector minero— energético

Que su actividad económica inscrita en el registro mercantil sea la identificada con alguno de los siguientes códigos CIIU: B05, B07, 4662; y

Que a 31 de diciembre de 2023 haya obtenido ingresos totales iguales o superiores a 3.000 SMLMV (COP $3.480.000.000), o Activos totales iguales o superiores a 5.000 SMLMV (COP $5.800.000.000).

2.3.5 Sector tecnologías de información y comunicación

Que su actividad económica inscrita en el registro mercantil sea la identificada con alguno de los siguientes códigos CIIU: 6120, 6130, 6190, 6209; y

Que a 31 de diciembre de 2023 haya obtenido ingresos totales iguales o superiores a 3.000 SMLMV (COP $3.480.000.000), o Activos totales iguales o superiores a 5.000 SMLMV (COP $5.800.000.000).

2.3.6 Sector de comercio de vehículos, sus partes, piezas y accesorios

 Que su actividad económica inscrita en el registro mercantil sea la identificada con alguno de los siguientes códigos CIIU: 4511, 4512, 4530 y G4541; y

Que a 31 de diciembre de 2023 haya obtenido ingresos totales iguales o superiores a 3.000 SMLMV (COP $3.480.000.000), o Activos totales iguales o superiores a 5.000 SMLMV (COP $5.800.000.000).

2.3.7 Sector actividades auxiliares de servicios financieros

Que su actividad económica inscrita en el registro mercantil sea la identificada con el código CIIU: 6619; y

Que a 31 de diciembre de 2023 haya obtenido ingresos totales iguales o superiores a 3.000 SMLMV (COP $3.480.000.000), o Activos totales iguales o superiores a 5.000 SMLMV (COP $5.800.000.000).

Todas las entidades obligadas de acuerdo con lo anterior deberán enviar un oficio a la Superintendencia de Sociedades dentro de los 15 días hábiles siguientes al vencimiento del plazo para la adopción del PTEE, es decir, a más tardar el 25 de junio de 2024, informando acerca de su calidad de sujeto obligado.

Todas las Sociedades que hayan adquirido la condición de obligadas a implementar el PTEE y/o SAGRILAFT a 31 de diciembre de 2023 deben presentar el Informe 75 dentro de los siguientes plazos, basados en los dos (2) últimos dígitos del NIT del Sujeto Obligado:

ÚLTIMOS DOS DÍGITOS DEL NIT SIN DIGITO DE VERIFICACIÓN

 

PLAZO MÁXIMO PARA EL ENVÍO DE INFORMACIÓN

01 – 10

Décimo primer día hábil del mes de julio

11 – 20

Décimo segundo día hábil del mes de julio

21 – 30

Décimo tercero día hábil del mes de julio

31 – 40

Décimo cuarto día hábil del mes de julio

41 – 50

Décimo quinto día hábil del mes de julio

51 – 60

Décimo sexto día hábil del mes de julio

61 – 70

Décimo séptimo día hábil del mes de julio

71 – 80

Décimo octavo día hábil del mes de julio

81 – 90

Décimo noveno día hábil del mes de julio

91 – 00

Vigésimo día hábil del mes de julio

 

Las Empresas vigiladas o controladas por la Superintendencia de Sociedades que a 31 de diciembre de 2023 cumplan con alguno de los siguientes requisitos, deberán implementar un SAGRILAFT a más tardar el 31 de mayo de 2024:

4.1 Cualquier sector económico

 Haber obtenido ingresos totales o tenido activos totales iguales o superiores a 40.000 SMLMV (COP $46.400.000.000).

4.2 Sector de Agentes Inmobiliarios

  • Haber obtenido al 31 de diciembre de 2023 ingresos totales iguales o superiores a 30.000 SMLMV (COP $34.800.000.000).
  • Tener dentro de su objeto social la posibilidad de desarrollar la actividad inmobiliaria (servicios de intermediación en la compra, venta, permuta o arrendamiento de bienes inmuebles); y
  • Que en 2023 haya desarrollado negocios o transacciones en relación con la actividad inmobiliaria por valor igual o superior a 100 SMLMV (COP $116.000.000).

4.3 Sector de comercialización de metales preciosos y piedras preciosas

  • Haber obtenido al 31 de diciembre de 2023 ingresos totales iguales o superiores a 30.000 SMLMV (COP $34.800.000.000).
  • Que se dediquen habitualmente a la comercialización de metales preciosos y piedras preciosas.

4.4 Sector de servicios jurídicos

  • Haber obtenido al 31 de diciembre de 2023 ingresos totales iguales o superiores a 30.000 SMLMV (COP $34.800.000.000).
  • Que su actividad económica inscrita en Cámara de Comercio, o la actividad que produzca mayor ingreso, corresponda a la identificada con el código CIIU 6910.

4.5 Sector de servicios contables

  • Haber obtenido al 31 de diciembre de 2023 ingresos totales iguales o superiores a 30.000 SMLMV (COP $34.800.000.000).
  • Que su actividad económica inscrita en Cámara de Comercio, o la actividad que produzca mayor ingreso, corresponda a la identificada con el código CIIU 6920.

4.6 Sector de construcción de edificios y obras de ingeniería civil

  • Haber obtenido al 31 de diciembre de 2023 ingresos totales iguales o superiores a 30.000 SMLMV (COP $34.800.000.000).
  • Que su actividad económica inscrita en Cámara de Comercio, o la actividad que produzca mayor ingreso, corresponda a la identificada con los códigos CIUU 4111, 4112, 4210, 4220.

4.7 Servicios de Activos Virtuales

  • Haber obtenido al 31 de diciembre de 2023 ingresos totales iguales o superiores a 3.000 SMLMV (COP $3.480.000.000), o tenido activos iguales o superiores a 5.000 SMLMV (COP $5.800.000.000).
  • Que realice, a su nombre o en nombre de otra persona natural o jurídica, una o más de las siguientes actividades u operaciones por valor (individual o en conjunto) iguales o superiores a 100 SMLMV (COP$116.000.000):
  1. Intercambio de activos virtuales y monedas fiat.
  2. Intercambio de una o más formas de activos virtuales.
  3. Transferencia de activos virtuales.
  4. Custodia y administración de activos virtuales o instrumentos que permitan el control sobre activos virtuales.
  5. Participación y provisión de servicios financieros relacionados con la oferta de un emisor o venta de un activo virtual.
  6. En general, servicios relacionados con activo virtuales.

4.8 Sectores de supervisión especial o regímenes especiales

Las disposiciones aplicables a los siguientes sectores se encuentran en el Capítulo IX de la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia de Sociedades:

  1. Sociedades administradoras de planes de autofinanciamiento comercial (SAPAC).
  2. Sociedades operadoras de libranza, vigiladas por la Superintendencia de Sociedades.
  3. Sociedades que lleven a cabo actividades de mercadeo multinivel.
  4. Fondos ganaderos.
  5. Sociedades que realicen actividades de factoring, vigiladas por la Superintendencia de Sociedades.

4.9 Empresas que reciban aportes en activos virtuales

Empresas que a 31 de diciembre de 2023 hubieren recibido uno o varios aportes de activos virtuales, iguales o superiores (individual o en conjunto) a 100 SMLMV (COP $116.000.000).

Las Empresas que a 31 de diciembre de 2023 cumplan con los siguientes criterios, deberán implementar el régimen de medidas mínimas a más tardar el 31 de mayo de 2024:

5.1 Haber obtenido al 31 de diciembre de 2023, ingresos totales iguales o superiores a 3.000 SMLMV (COP $3.480.000.000), o tenido activos iguales o superiores a 5.000 (COP $5.800.000.000).

5.2 Pertenecer a alguno de los siguientes sectores de la economía:

5.2.1 Sector de agentes inmobiliarios

Que se dediquen habitualmente a la prestación de servicios de intermediación en la compra o venta de bienes inmuebles a favor de sus clientes.

5.2.2 Sector de comercialización de metales preciosos y piedras preciosas

Que se dediquen habitualmente a la comercialización de metales preciosos y piedras preciosas.

5.2.3 Sector de servicios jurídicos

 Que su actividad económica inscrita en Cámara de Comercio, o la actividad que produzca mayor ingreso, corresponda a la identificada con el código CIIU 6910.

 5.2.4 Sector de servicios contables

Que su actividad económica inscrita en Cámara de Comercio, o la actividad que produzca mayor ingreso, corresponda a la identificada con el código CIIU 6920.

6.1 ROS: Las entidades obligadas a implementar SAGRILAFT y/o Régimen de Medidas Mínimas, en cuya operación se materialice una Operación Sospechosa, deben presentar ante la UIAF un Reporte Operación Sospechosa, inmediatamente, tras su conocimiento.

6.2 AROS: Las entidades obligadas a implementar SAGRILAFT y/o Régimen de Medidas Mínimas en cuya operación no se haya materializado una Operación Sospechosa, deberá presentar ante la UIAF, un Reporte de Ausencia de Operaciones Sospechosas, dentro de los primero 10 días calendario de los meses de enero, abril, julio y octubre.

El Oficial de cumplimiento SAGRILAFT o el Responsable del Régimen de Medidas Mínimas, deberá presentar para aprobación de la Junta Directiva, o en su defecto de la Asamblea General de Accionistas, un informe de su gestión durante el año 2023, el cual deberá hacer referencia, como mínimo, a los siguientes aspectos:

 7.1 Evaluación y análisis sobre la eficiencia y efectividad del sistema y, de ser el caso, proponer las mejoras respectivas.

7.2 Deben reflejar los resultados de la gestión del oficial de cumplimiento y de la administración de la empresa en el cumplimiento del sistema de prevención implementado.

7.3 Número de operaciones inusuales detectadas.

7.4 Número de reportes de operaciones sospechosas (ROS) enviados a la UIAF.

7.5 Número de reportes de ausencia de operaciones sospechosas (AROS) enviados a la UIAF.

7.6 Denuncias o investigaciones internas.

7.7 Capacitaciones realizadas.

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