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Sucursales de Sociedades Extranjeras
Son 4 obligaciones principales:
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1.1 Las Sucursales vigiladas por la Superintendencia de Sociedades que (i) a 31 de diciembre de 2022 hayan realizado cualquier clase de negocios o transacciones directamente o a través de un tercero, por medio de Sociedades subordinadas o de una sucursal, con personas naturales o jurídicas extranjeras, iguales o superiores a 100 SMLMV (COP $116.000.000); y (ii) a 31 de diciembre de 2022 hayan tenido ingresos totales o tengan activos totales iguales o superiores a 30.000 SMLMV (COP $34.800.000.000), deberán implementar un PTEE para identificar y evaluar riesgos de Soborno Transnacional.
1.2 Las Sucursales supervisadas por la Superintendencia de Sociedades que (i) a 31 de diciembre de 2022, directa o indirectamente (a través de consorcios, uniones temporales o cualquier otra figura permitida por la ley), hayan celebrado contratos con entidades estatales con una cuantía igual o superior a 500 SMLMV (COP $580.000.000); y (ii) a 31 de diciembre de 2022 hubieren obtenido ingresos totales o tengan activos totales iguales o superiores a 30.000 SMLMV (COP $34.800.000.000), deberán implementar un PTEE para identificar y evaluar riesgos de Corrupción.
1.3 Las Sucursales supervisadas que (i) a 31 de diciembre de 2022, directa o indirectamente (a través de consorcios, uniones temporales o cualquier otra figura permitida por la ley), hayan celebrado contratos con Entidades Estatales iguales o superiores a 500 SMLMV (COP $580.000.000); (ii) que a 31 de diciembre de 2022 haya obtenido ingresos totales iguales o superiores a 3.000 SMLMV (COP $3.480.000.000), o Activos totales iguales o superiores a 5.000 SMLMV (COP $5.800.000.000) y; (iii) que pertenezcan a cualquiera de los sectores que se señalan a continuación, estarán obligadas a identificar y evaluar los Riesgos de Corrupción:
1.3.1 Sector Farmacéutico
Que su actividad económica inscrita en el registro mercantil sea la identificada con alguno de los siguientes códigos CIIU: 2011, 2100, 3250 y 4645.
1.3.2 Sector de Infraestructura y Construcción
Que su actividad económica inscrita en el registro mercantil sea la identificada con alguno de los siguientes códigos CIIU: 4111,4112,4210,4220 o 4290.
1.3.3 Sector manufacturero
Que su actividad económica inscrita en el registro mercantil sea la identificada con alguno de los siguientes códigos CIIU: 1020, 1030, 1040, 1051, 1063, 1071, 1072, 1081, 1082, 1083, 1084, 1089, 1090, 1391, 1399, 1410, 1420, 1430, 1512, 1521, 1522, 1701, 1640, 2013, 2014, 2030, 2219, 2410 y 2651, 2826.
1.3.4 Sector minero— energético
Que su actividad económica inscrita en el registro mercantil sea la identificada con alguno de los siguientes códigos CIIU: B05, B07, 4662.
1.3.5 Sector tecnologías de información y comunicación
Que su actividad económica inscrita en el registro mercantil sea la identificada con alguno de los siguientes códigos CIIU: 6120, 6130, 6190, 6209.
1.3.6 Sector de comercio de vehículos, sus partes, piezas y accesorios
Que su actividad económica inscrita en el registro mercantil sea la identificada con alguno de los siguientes códigos CIIU: 4511, 4512, 4530 y G4541.
1.3.7 Sector actividades auxiliares de servicios financieros
Que su actividad económica inscrita en el registro mercantil sea la identificada con el código CIIU: 6619.
Todas las entidades obligadas de acuerdo con lo anterior deberán enviar un oficio a la Superintendencia de Sociedades dentro de los 15 días hábiles siguientes al vencimiento del plazo para la adopción del PTEE, es decir, a más tardar el 23 de junio de 2023, informando acerca de su calidad de sujeto obligado.
Presentación del informe 52 – programas de transparencia y ética empresarial
Todas las Sucursales que hayan adquirido la condición de obligadas a implementar el PTEE a 31 de diciembre de 2022 deben presentar el Informe 52 dentro de los plazos establecidos por la Superintendencia de Sucursales para estos efectos.
(Pendiente definición por parte de la Superintendencia de Sociedades respecto de los plazos para presentar el informe 52).
Las Sucursales vigiladas o controladas por la Superintendencia de Sociedades que a 31 de diciembre de 2022 cumplan con alguno de los siguientes requisitos, deberán implementar un SAGRILAFT a más tardar el 31 de mayo de 2023:
2.1 Cualquier sector económico
Haber obtenido ingresos totales o tenido activos totales iguales o superiores a 40.000 SMLMV (COP $46.400.000.000).
2.2 Sector de Agentes Inmobiliarios
Haber obtenido al 31 de diciembre de 2022 ingresos totales iguales o superiores a 30.000 SMLMV (COP $34.800.000.000).
Tener dentro de su objeto social la posibilidad de desarrollar la actividad inmobiliaria (servicios de intermediación en la compra, venta, permuta o arrendamiento de bienes inmuebles); y
Que en 2022 haya desarrollado negocios o transacciones en relación con la actividad inmobiliaria por valor igual o superior a 100 SMLMV (COP $116.000.000).
2.3 Sector de comercialización de metales preciosos y piedras preciosas
Haber obtenido al 31 de diciembre de 2022 ingresos totales iguales o superiores a 30.000 SMLMV (COP $34.800.000.000).
Que se dediquen habitualmente a la comercialización de metales preciosos y piedras preciosas.
2.4 Sector de servicios jurídicos
Haber obtenido al 31 de diciembre de 2022 ingresos totales iguales o superiores a 30.000 SMLMV (COP $34.800.000.000).
Que su actividad económica inscrita en Cámara de Comercio, o la actividad que produzca mayor ingreso, corresponda a la identificada con el código CIIU 6910.
2.5 Sector de servicios contables
Haber obtenido al 31 de diciembre de 2022 ingresos totales iguales o superiores a 30.000 SMLMV (COP $34.800.000.000).
Que su actividad económica inscrita en Cámara de Comercio, o la actividad que produzca mayor ingreso, corresponda a la identificada con el código CIIU 6920.
2.6 Sector de construcción de edificios y obras de ingeniería civil
Haber obtenido al 31 de diciembre de 2022 ingresos totales iguales o superiores a 30.000 SMLMV (COP $34.800.000.000).
Que su actividad económica inscrita en Cámara de Comercio, o la actividad que produzca mayor ingreso, corresponda a la identificada con los códigos CIUU 4111, 4112, 4210, 4220.
2.7 Servicios de Activos Virtuales
Haber obtenido al 31 de diciembre de 2022 ingresos totales iguales o superiores a 3.000 SMLMV (COP $3.480.000.000), o tenido activos iguales o superiores a 5.000 SMLMV (COP $5.800.000.000).
Que realice, a su nombre o en nombre de otra persona natural o jurídica, una o más de las siguientes actividades u operaciones por valor (individual o en conjunto) iguales o superiores a 100 SMLMV (COP$116.000.000):
— Intercambio de activos virtuales y monedas fiat.
— Intercambio de una o más formas de activos virtuales.
– Transferencia de activos virtuales.
– Custodia y administración de activos virtuales o instrumentos que permitan el control sobre activos virtuales.
– Participación y provisión de servicios financieros relacionados con la oferta de un emisor o venta de un activo virtual.
– En general, servicios relacionados con activo virtuales.
2.8 Sectores de supervisión especial o regímenes especiales
Las disposiciones aplicables a los siguientes sectores se encuentran en el Capítulo IX de la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia de Sucursales:
— Sucursales administradoras de planes de autofinanciamiento comercial (SAPAC).
— Sucursales operadoras de libranza, vigiladas por la Superintendencia de Sociedades.
— Sucursales que lleven a cabo actividades de mercadeo multinivel.
— Fondos ganaderos.
— Sucursales que realicen actividades de factoring, vigiladas por la Superintendencia de Sociedades.
Las disposiciones aplicables a estos sectores se encuentran en el Capítulo IX de la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia de Sociedades.
2.9 Sucursales que reciban aportes en activos virtuales
Sucursales que a 31 de diciembre de 2022 hubieren recibido uno o varios aportes de activos virtuales, iguales o superiores (individual o en conjunto) a 100 SMLMV (COP $116.000.000).
Informe 50 – Prevención del Riesgo LA/FT/FPADM
Todas las Sucursales que hayan adquirido la condición de obligadas a implementar el SAGRILAFT a 31 de diciembre del año anterior deben presentar el Informe 50 dentro de los plazos establecidos por la Superintendencia para estos efectos.
(Pendiente definición por parte de la Superintendencia de Sociedades respecto de los plazos para presentar el informe 50)
Las Sucursales que a 31 de diciembre de 2022 cumplan con los siguientes criterios, deberán implementar el régimen de medidas mínimas de SAGRILAFT a más tardar el 31 de mayo de 2023:
3.1 Haber obtenido al 31 de diciembre de 2022, ingresos totales iguales o superiores a 3.000 SMLMV (COP $3.480.000.000), o tenido activos iguales o superiores a 5.000 (COP $5.800.000.000).
3.2 Pertenecer a alguno de los siguientes sectores de la economía:
3.2.1 Sector de agentes inmobiliarios
Que se dediquen habitualmente a la prestación de servicios de intermediación en la compra o venta de bienes inmuebles a favor de sus clientes.
3.2.2 Sector de comercialización de metales preciosos y piedras preciosas
Que se dediquen habitualmente a la comercialización de metales preciosos y piedras preciosas.
3.2.3 Sector de servicios jurídicos
Que su actividad económica inscrita en Cámara de Comercio, o la actividad que produzca mayor ingreso, corresponda a la identificada con el código CIIU 6910.
3.2.4 Sector de servicios contables
Que su actividad económica inscrita en Cámara de Comercio, o la actividad que produzca mayor ingreso, corresponda a la identificada con el código CIIU 6920.
El numeral 2.3 de la Circular 002 de 2015 de la Superintendencia de Industria y Comercio prevé que las actualizaciones del Registro Nacional de Bases de Datos deben realizarse anualmente entre el 2 de enero y el 31 de marzo de cada año.
Estas actualizaciones buscan que se informe si hubo algún cambio en la base de datos durante el año anterior, por ejemplo, si el número de titulares ha cambiado, si hubo alguna modificación en la razón social del responsable, entre otros.
En todo caso, se debe resaltar que los cambios sustanciales (aquellos relacionados con las finalidades del tratamiento, el encargado, los canales de atención, la clasificación o tipos de datos personales, las medidas de seguridad y las transferencias o transmisiones internacionales) deben ser reportados dentro de los primeros 10 días hábiles de cada mes cuando los mismos se presentan.
Si para el momento de la actualización anual existen cambios sustanciales por registrar los mismos, deberán también registrarse en ese momento.
Recordamos además que el registro de nuevas bases de datos ante el RNBD debe realizarse dentro de los dos (2) meses siguientes a la creación de la base de datos respectiva.
Así mismo, es necesario que se realice el reporte de reclamos que han presentado los titulares de la información en el semestre anterior; dicho reporte se deberá realizar en el RNDB y debe ser complementado semestralmente dentro de los primeros quince (15) días hábiles de febrero y agosto de cada año; en este sentido para el año 2023 el primer reporte de novedades relacionadas
con los reclamos (positivos y negativos) de titulares debe realizarse a más tardar el 21 de febrero de 2023 debiendo quedar reportados los reclamos de titulares de datos recibidos en el semestre anterior (julio a diciembre de 2022). Recordamos que el segundo reporte de reclamos de este tipo se debe realizar los primeros quince (15) días hábiles de agosto, y por lo tanto este año se debe realizar a más tardar el 23 de agosto de 2023 (en esta fecha se deberán reportar los reclamos recibidos entre enero y junio de 2023).
Por último, resaltar que únicamente están obligadas a cumplir con la obligación de registro de bases de datos aquellas sociedades cuyos activos sean superiores a 100.000 UVT (para 2023 COP $4.241.200.000). En todo caso, todas las entidades que realicen tratamiento (recolección, uso, almacenamiento, etc) de datos personales deben cumplir con las demás obligaciones el régimen de protección de datos personales.
