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Sociedades Comerciales

Son 5 obligaciones principales:

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Los comerciantes y las diferentes entidades jurídicas constituidas en Colombia deberán dar cumplimiento a las siguientes obligaciones de carácter corporativo, con base en la normativa mercantil.

Todo comerciante y/o compañía tiene la obligación de renovar anualmente su Matrícula Mercantil y la de sus establecimientos de comercio. La renovación deberá realizarse dentro de los 3 primeros meses de cada año, es decir, a más tardar el 31 de marzo de 2024.

Toda sociedad comercial debe convocar a una reunión ordinaria de la Junta Directiva (de ser aplicable) y, posteriormente, la Asamblea General de Accionistas o la Junta de Socios, según sea el caso, dentro del término previsto en sus estatutos, o en su defecto, dentro de los tres primeros meses del año.

Lo anterior, con el fin de examinar la situación de la sociedad, elegir administradores, considerar los estados financieros de fin de ejercicio e informes de la administración, decretar dividendos, nombrar a los administradores y revisores fiscales entre otros asuntos.

3.1 Estados Financieros

Deberá depositarse una copia de los Estados Financieros en la Cámara de Comercio, dentro del mes siguiente a la fecha en la que sean aprobados en la reunión ordinaria.

Lo anterior, a menos que la sociedad se encuentre en estado de vigilancia o control por parte de la Superintendencia de Sociedades, o en estado de inspección, y que hubiere sido requerida de manera particular por la entidad.

Para los tres casos mencionados, la Superintendencia de Sociedades informará de manera individual, y mediante acto administrativo a cada sociedad las fechas para la presentación de los Estados Financieros y la información adicional.

Las sociedades deberán estar atentas:

  • A recibir este acto administrativo al correo electrónico de notificación, que tengan inscrito en el registro mercantil, y
  • verificar en el siguiente link https://www.supersociedades.gov.co/ en la sección “consulta de sociedades requeridas-corte 2023”.

3.2 Estados Financieros Consolidados o Combinados

Corresponde a la matriz o controlante, o a aquella subordinada encargada de combinar información financiera local, además de presentar estados financieros de fin de ejercicio a la Superintendencia de Sociedades de acuerdo con el numeral 3.1., preparar y presentar estados financieros de propósito general consolidados o combinados, según aplique.

Los estados financieros consolidados o combinados deberán ser presentados a más tardar el último día hábil del mes de mayo, esto sería el 31 de mayo del 2024.

3.3 Informe 42 – Prácticas Empresariales

Esta es una obligación para las sociedades comerciales sometidas a vigilancia o control de la Superintendencia de Sociedades.

Este informe debe ser presentado anualmente dentro de las fechas señaladas por la Superintendencia de Sociedades de acuerdo con los 2 últimos del NIT del sujeto obligado, sin incluir el número de verificación.

Ver anexo 2

 

3.4 Entidades vigiladas o controladas en liquidación voluntaria o en disolución por no cumplir la hipótesis de negocio en marcha

Las entidades vigiladas o controladas que se encuentren en proceso de liquidación voluntaria o en disolución por no cumplir la hipótesis de negocio en marcha, deberán presentar el Informe No. 04 y los documentos adicionales antes del último día hábil del mes de mayo, esto sería el 31 de mayo del 2024.

3.5 Exclusión presentación Información Financiera.

Las compañías inspeccionadas que (i) hayan sido requeridas y que se encuentren vigiladas por otra superintendencia, (ii) que estén en causal de disolución por el NO cumplimiento de la Hipótesis de Negocio en Marcha o, (iii) en proceso de liquidación voluntaria al cierre del ejercicio, deben informar tal situación al correo electrónico [email protected] dirigido al grupo de Informes Empresariales, con anterioridad al vencimiento de los plazos que sean señalados para remitir la información con el fin de que sean excluidas de enviar los Estados Financieros.

En los casos de Situación de Control y/o Grupo Empresarial, es obligatorio hacer la inscripción en el registro mercantil de la situación respectiva, dentro de los 30 días siguientes a la configuración de la situación de control o grupo.

Cumplido el requisito de inscripción del grupo empresarial, no será necesaria la inscripción de la situación de control. Toda modificación de la situación de control y/o del grupo empresarial también debe ser inscrita, dentro del término antes señalado.

Cada sociedad comercial que haya adoptado la condición BIC deberá elaborar y presentar ante el máximo órgano social el Reporte de Gestión BIC.

El Reporte de Gestión BIC debe (i) ser elaborado por el representante legal de sociedad, (ii) ser incluido en el informe de gestión de fin de ejercicio, y (iii) presentar el desarrollo de las actividades incluidas dentro de su objeto social.

A través del diligenciamiento del Informe 67, Las sociedades BIC deberán presentar la siguiente información ante la Superintendencia de Sociedades:

  • Copia del Reporte de Gestión BIC.
  • Extracto del acta del máximo órgano social en donde se presentó y aprobó el Reporte de Gestión BIC.
  • Soporte de haber publicado el Reporte de Gestión BIC en la página web de la sociedad, o en caso de que la sociedad no cuente con página web, que el mismo se encuentre disponible en el domicilio de la sociedad.

Esta información deberá presentarse a más tardar el 31 de mayo de 2024.

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